Câu hỏi thường gặp

Khi xóa các phiếu: đơn đặt hàng, đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn bán buôn, hóa đơn bán lẻ, phiếu trả tiền nhà cung cấp, phiếu thu tiền khách hàng, phiếu thu, phiếu chi thì hệ thống sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?

Trả lời:

Đối với từng phiếu thì ảnh hưởng của nó tới hệ thống khác nhau cụ thể như sau:

– Đơn đặt hàng/ Đơn mua hàng: Doanh nghiệp sẽ quản lý và theo dõi toàn bộ các phiếu này và phiếu này sẽ được áp dụng quy trình xác nhận/phê duyệt trước khi chuyển thành các phiếu nhập kho/ phiếu bán buôn/phiếu bán lẻ. Vì thế, việc xóa các phiếu sẽ không ảnh hưởng tới hệ thống. Tuy nhiên, với trường hợp đơn đặt hàng, khi xóa phiếu sẽ làm ảnh hưởng tới quá trình theo dõi tiến độ hoàn thành đơn hàng.

– Phiếu nhập kho: Khi xóa phiếu nhập kho sẽ ảnh hưởng tới tồn kho.

Chú ý:

–>    Trường hợp phiếu nhập kho đã được cấn trừ trong phiếu trả tiền cho nhà cung cấp hay phiếu hàng mua trả lại thì sẽ phải xóa các phiếu liên quan trước khi xóa phiếu nhập kho. Hệ thống sẽ không cho phép xóa nếu còn các phiếu liên quan.

–>    Trường hợp xóa phiếu mà tác động đến kho và làm cho kho âm thì phiếu đó sẽ không thể xóa được.

– Hóa đơn bán buôn/ hóa đơn bán lẻ: Khi xóa hóa đơn bán buôn/lẻ sẽ ảnh hưởng tới số lượng tồn kho và công nợ khách hàng.

–>     Đối với hóa đơn đã thanh toán thì hệ thống sẽ yêu cầu xóa tất cả các phiếu thu có liên quan trước khi xóa hóa đơn.

– Phiếu trả tiền nhà cung cấp/ thu tiền khách hàng: Khi xóa phiếu sẽ ảnh hưởng tới quỹ hoặc ngân hàng và công nợ. Các hành động đối trừ cấn trừ trên phiếu cũng bị hủy.

– Phiếu thu/phiếu chi: Khi xóa phiếu sẽ ảnh hưởng tới quỹ hoặc ngân hàng

Có thể trả lại hàng bảo hành sửa chữa cho khách hàng trong những trường hợp nào?

Trả lời:

Các trường hợp nhân viên có thể trả lại hàng cho khách:

– Sau khi nhận hàng mà chưa giao cho nhân viên viên kỹ thuật sửa  hoặc chưa lập phiếu chuyển tới nhà phân phối bảo hành sửa chữa.

– Sau khi lập phiếu biên nhận chuyển giao cho nhân viên kỹ thuật thì phải chờ nhân viên kỹ thuật tích vào nút sửa xong, và nhân viên test kiểm tra xong .

– Sau khi đã lập phiếu biên nhận và gửi tới đơn vị bảo hành sửa chữa là  nhà phân phối thì phải chờ nhà phân phối chuyển trả lại hàng.

Doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước như thế nào trên phần mềm để quản lý và theo dõi được quá trình gửi tiết kiệm hàng tháng tại ngân hàng?

Trả lời:

Khai báo ngân hàng là một nhà cung cấp, sau đó ta thực hiện như sau:

– Để gửi tiền tiết kiệm vào ngân hàng: Vào menu Mua hàng–> Trả tiền nhà cung cấp viết phiếu trả tiền nhà cung cấp chọn nhà cung cấp là ngân hàng, nhập số tiền muốn gửi tiết kiệm, ta tích vào nút “Ẩn/ không còn pending” sau đó nhấn Ghi lại.

– Để cập nhật tiền lãi hàng tháng vào tài khoản tiết kiệm: Ta cũng lập một phiếu Trả tiền nhà cung cấp để nhập số tiền lãi

Theo dõi và quản lý tiền trong tài khoản tiết kiệm bằng cách xem đối chiếu công nợ chọn menu Bán hàng –> BC_TK –> Đối chiếu công nợ.

Có thể sửa chi tiết của nhiều mặt hàng cùng một lần sửa không? Thực hiện nó như thế nào?

Trả lời:

Cách 1:

Có thể sửa nhiều mặt hàng cùng lúc theo từng nhóm hàng. Các bước thực hiện như sau:

B1: Vào menu Cấu hình –> Mặt hàng –> Sửa mặt hàng theo lô.

B2: Chọn nhóm hàng cần sửa và sửa trực tiếp trên giao diện. Sau đó nhấn Ghi để lưu lại.

Cách 2:

Sử dụng chức năng nhập mặt hàng từ Excel, cập nhật thông tin của những mặt hàng cần sửa sau đó import vào phần mềm (mã hàng không được thay đổi).

Khi một doanh nghiệp có hình thức kinh doanh là công ty mẹ và các công ty con. Công ty mẹ muốn sử dụng hình thức chuyển kho từ công ty mẹ tới công ty con. Làm thế nào để phần mềm toàn phát có thể quản lý công nợ phát sinh do lượng hàng đã chuyển đến công ty con? Khi công ty con bán được hàng muốn chuyển tiền trả công ty mẹ thì trên Phần mềm toàn phát phải thực hiện những chứng từ nào?

Trả lời:

Các thao tác cần thực hiện trên phần mềm như sau:

– Khai báo 2 mã trong cấu hình khách hàng : 1 mã công ty mẹ, 1 mã là công ty con.

– Lập phiếu chuyển kho nội bộ cho công ty con.

– Theo dõi công nợ ngay trên báo cáo chuyển kho nội bộ:

– Công ty mẹ vào báo cáo chuyển kho nội bộ để tổng hợp công nợ phát sinh đối với công ty con.

– Khi công ty con thanh toán tiền trả công ty mẹ. Công ty con viết phiếu Trả tiền nhà cung cấp, đồng thời công ty mẹ viết phiếu Thu tiền khách hàng.

Muốn thay đổi tỷ giá quy đổi giữa ngoại tệ trong mỗi lần giao dịch thì làm như thế nào?

Trả lời:

Ở mỗi phiếu giao dịch đều có thể thay đổi được tỷ giá ngoại tệ bằng cách nhập trực tiếp tỷ giá ngoại tệ hiện tại ở mục điều chỉnh tỷ giá.

Khi doanh nghiệp và khách hàng có trao đổi mua đi bán lại hàng hóa với nhau. Ví dụ trường hợp doanh nghiệp (A), khách hàng (B). A bán cho B 10 triệu tiền hàng, B trả lại cho A trị giá 6 triệu. B muốn A cấn trừ cho B 6 triệu vào hóa đơn đã mua của A thì làm thế nào trên phần mềm?

Trả lời:

Các bước thực hiện

– A lập hóa đơn bán hàng cho B trị giá 10 triệu.

– A lập phiêu Hàng bán trả lại của B trị giá 6 triệu sau đó chọn tính năng Đối trừ phiếu xuất, chọn phiếu đối trừ là hóa đơn trị giá 10 triệu B đã mua của A.